Política de tratamiento de datos

1. OBJETIVO

Establecer la política de tratamiento de datos personales para SUMIQUIM-SUMINISTROS QUÍMICOS S.A.S., (en adelante LA EMPRESA) de acuerdo con los lineamientos señalados en la normatividad aplicable vigente sobre la materia, y tendrá como alcance la aplicación a todas las bases de datos donde se almacene información personal que sean objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA.

2. ALCANCE

Esta política aplica para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con LA EMPRESA, sean clientes, proveedores, trabajadores de esta o cualquier otra relación de acuerdo con lo dispuesto por la ley.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas del tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
Datos de menores: Son los datos de niños, niñas y adolescentes y su tratamiento es permitido siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior, asegure respeto a sus derechos prevalentes y se cuente con la autorización de quien diga ser su representante o persona facultada para otorgar la autorización.
Dato semiprivado: Son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada y su conocimiento puede interesar no solo a su Titular sino a un grupo de personas como por ejemplo el dato financiero y crediticio. El tratamiento de este tipo de datos requiere autorización expresa.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos entre otros en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines y sentencias oficiales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Asimismo, son datos públicos los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Datos biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como huellas dactilares o análisis del ADN.
Trabajador: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante una remuneración.
Extrabajador: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con LA EMPRESA.
Visitante: Persona(s) que ingresa(n) a las instalaciones de la EMPRESA por periodos cortos de duración sin que medie ninguna relación contractual.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Habeas Data: El derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable: del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo Art. 16 de la ley 1581 de 2012.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Política de tratamiento: Se refiere al presente documento como la política de tratamiento de datos personales aplicada por LA EMPRESA de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o preste algún servicio a LA EMPRESA en virtud de una relación contractual.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, sean trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes tanto activos como inactivos de LA EMPRESA o cualquiera que suministre datos personales a LA EMPRESA.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento de datos personales por parte del encargado por cuenta del responsable.4.

4. NORMATIVIDAD APLICABLE

Los aspectos más importantes para tener en cuenta según las leyes de protección de datos en Colombia son: La ley 1581 de 2012, el decreto 1377 del 27 junio de 2013, el decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas en LA EMPRESA.

5. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RAZÓN SOCIAL:	SUMIQUIM -SUMINISTROS QUIMICOS S.A.S.
NIT:	805.002.736-1
CIUDAD:	Yumbo
DEPARTAMENTO:	Valle del Cauca
DIRECCIÓN:	Calle 15 No. 35-75 Bodega 2A Parque Industrial Servicomex Express
TELÉFONO:	602-5511776
Página Web	https://www.sumiquim.com/

6. OBJETIVOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de LA EMPRESA, o cuyo tratamiento ha sido encargado a LA EMPRESA, en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

En este documento de política de tratamiento de datos personales se encuentran los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales LA EMPRESA realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad y los derechos que tienen los titulares, así como los procedimientos que existen para el ejercicio de tales derechos ante LA EMPRESA.

LA EMPRESA entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas, tanto a nivel físico, técnico como jurídico para garantizar que la información de los titulares - personas naturales (proveedores, clientes, trabajadores, etc.) registrados en la base de datos de LA EMPRESA, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la finalidad establecida para la recolección de datos personales.

Esta Política tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, el decreto 886 de 2014 y demás normas que los modifiquen, adicionen complementen o desarrollen.

7. A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con LA EMPRESA a saber, trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de LA EMPRESA.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de LA EMPRESA, sus administradores, trabajadores, los contratistas y terceros que obran en nombre de LA EMPRESA.

8. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación de este documento de conformidad con la ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las bases de datos de propiedad de LA EMPRESA, o cuyo tratamiento haya sido encargado a ésta.

El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación de:

Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se debe de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y la defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
Las bases de datos y archivos regulados por la ley 1266 de 2008 (Información financiera y crediticia).
Las bases de datos y archivos regulados por la ley 79 de 1993. (Censos de población y vivienda).

9. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del tratamiento de sus datos personales y que LA EMPRESA, como entidad respetuosa de la ley acatará:

Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las desarrolle.
Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad: El tratamiento de los Datos Personales sólo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.

10. BASES DE DATOS

Bases de datos en las que LA EMPRESA actúa como responsable y encargado del tratamiento

En el tratamiento de los datos contenidos en las bases de datos, LA EMPRESA actúa en calidad de "Responsable” en relación con las bases de datos que recauda y frente a las cuales toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos, y actuaría en calidad de “Encargado” en caso de llegar a recibir bases de datos por encargo de un tercero. LA EMPRESA contará con las bases de datos que considere pertinentes para el desarrollo de su objeto social.

11. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, las bases de datos serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

12. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

De acuerdo con el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA como Responsable del tratamiento ha elaborado el formato “F-GH-06 AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” y ha adoptado procedimientos para solicitar en el momento de la recolección de los datos personales, su autorización para el tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LA EMPRESA, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: Por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular, que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva.

LA EMPRESA ha establecido canales para que el titular de los datos pueda en todo momento solicitarle como responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de estos, siempre y cuando no exista una relación legal o comercial que exija la permanencia del dato.

13. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe ser explícita.
Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.

14. USO, FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DATOS SENSIBLES

LA EMPRESA como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que como titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

En virtud de la relación que se ha establecido con LA EMPRESA, es importante que el titular conozca que LA EMPRESA recolecta, registra, almacena y usa sus datos personales, con la finalidad para la cual fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas autorizadas para ello.

LA EMPRESA realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, suministro, transferencia, transmisión y circulación) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la presente Política de Tratamiento, la ley o las entidades públicas autorizadas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y productos de LA EMPRESA. El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

LA EMPRESA también podrá tratar los datos personales de acuerdo con las autorizaciones dadas por los titulares, cuando éstas sean requeridas, para los siguientes fines:

Ejecutar las actividades propias de LA EMPRESA para cumplir con la ley, sus obligaciones contractuales y su objeto social con base en las finalidades establecidas en la autorización y en la presente Política de protección de datos (aplica para datos personales y sensibles).
Ofrecer los productos, servicios, realizar actividades de fidelización, caracterización del sector, estudios de mercado sobre hábitos de consumo, para identificarlo como cliente o proveedor y en general para que exista una comunicación más eficiente que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LA EMPRESA, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles (aplica para datos personales).
Enviar la información a autoridades por exigencia legal o judicial (aplica para datos personales).
Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar las centrales de información o de riesgos, Lista OFAC (Clinton), Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN y demás fuentes de información disponibles con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y LA EMPRESA (aplica para datos personales).
Reportar información sobre el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias, comerciales o crediticias a centrales de riesgo o burós de crédito tales como Data crédito, (CIFIN) en los términos y para los fines establecidos en la ley (aplica para datos personales).
Soportar procesos de auditoría externa e interna (aplica para datos personales y sensibles).
Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA (aplica para datos personales y sensibles).
Registrar la información de Trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar (aplica para datos personales y sensibles).
Para verificación de referencias de trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos (aplica para datos personales).
Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizado mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia LA EMPRESA, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados (aplica para datos personales y sensibles).
Transferir y/o transmitir a nivel nacional y/o internacional información a matrices, filiales, subsidiarias o aliados estratégicos de LA EMPRESA (aplica para datos personales).
Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de LA EMPRESA y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de LA EMPRESA (aplica para datos personales y sensibles).

Los datos personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgará los Datos Personales, salvo que:

El Titular autorice expresamente a hacerlo.
Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de LA EMPRESA.
Sea permitido por la Ley.

Cuando se trate de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes los obligados por la presente Política deberán velar por el uso y conservación adecuada de los mismos.

Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, la Presidencia, las Direcciones y Gerencias.

LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la Ley y en su condición de encargados del manejo de las Bases de Datos de LA EMPRESA. En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

15. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que le asisten como titular en relación con sus datos personales:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Si el titular desea conocer cuáles son los canales que existen en LA EMPRESA para el ejercicio de sus derechos como titular de los datos, debe remitirse al capítulo 16 del presente Documento.
Para el caso de datos de niños, niñas o adolescentes, su tratamiento se realizará cuando: i) responda a un interés superior de los menores de edad y ii) se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Dentro del principio de la Buena Fe constitucional, quien afirme tener autorización, o afirme ser Representante Legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada por el representante legal del menor teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

16. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS

Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas:

Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
Por los causahabientes del titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA EMPRESA.
Por el representante y/o apoderado del titular de los datos, previa acreditación ante LA EMPRESA de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012 el reclamo ante LA EMPRESA es un requisito de procedibilidad para poder instaurar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

16.1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de LA EMPRESA.

LA EMPRESA como responsable y/o encargada del tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en las bases de datos o la que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA mediante comunicación escrita o electrónica, dirigida al área y persona indicada.

La consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si para garantizar los derechos constitucionales de las personas, hubiera necesidad que el solicitante aporte información adicional, se hará el requerimiento al solicitante por un término no superior a diez (10) días. Si pasado el término de cinco (5) días hábiles contados desde el requerimiento por parte de la EMPRESA al solicitante, sin que éste último hubiera aportado la información requerida, se entenderá desistida la solicitud.

16.2. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como responsable y/o encargada del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del titular de los datos. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el capítulo 17 del presente documento.
Sí el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá que se ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16.3. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

De acuerdo con el artículo 18 del Decreto 1377, LA EMPRESA ha dispuesto un mecanismo a través del cual, el titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el tratamiento de estos, mediante la presentación de una solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA a través de los Canales Habilitados indicados en esta política.

Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no elimina sus datos personales de las bases de datos, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

17. DESIGNACIÓN DEL ÁREA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS Y CANALES HABILITADOS

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA EMPRESA para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición, así: A través de la dirección de correo electrónico: aguevara@sumiquim.com – eportilla@sumiquim.com o dirigirse a la Calle 15 No. 35-75 Bodega 2A Parque Industrial Servicomex Express en la ciudad de Yumbo Valle del Cauca., Teléfono 602-5511776 indicando como asunto “Solicitud o Requerimiento Protección de Datos Personales”.

18. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como Responsable del Tratamiento de datos personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en la presente política.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El artículo 18 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como encargado del tratamiento de sus Datos Personales, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en dicha Ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley y en este documento.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

19. VIDEO VIGILANCIA

LA EMPRESA utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. LA EMPRESA informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines contractuales, legales y de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

20. TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

LA EMPRESA podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

21. TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS A ENCARGADOS

LA EMPRESA podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

Cuando cuente con autorización de titular.
Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

También podrá transmitir la información para facilitar y optimizar el suministro de los productos que ésta última comercializa, para facilitar el desarrollo de nuevos productos y en general para facilitar la ejecución del objeto social de la respectiva empresa, previo cumplimiento de los casos antes mencionados.

22. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del responsable y/o encargado y a la finalidad del Tratamiento de datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que ha sido otorgada a LA EMPRESA, se comunicarán estos cambios a más tardar en el momento de la implementación de las nuevas políticas.

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento de datos personales, LA EMPRESA obtendrá una nueva autorización de parte del titular. Para ello hemos dispuesto en nuestro sitio web http://www.sumiquim.com el canal a través del cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a disposición la última versión de esta política o los mecanismos habilitados por LA EMPRESA para obtener una copia de esta.

23. VIGENCIA

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

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Política de tratamiento de datos